Excel Bestellungen sammeln

Auf dieser Seite erklären wir Ihnen, wie Sie die Daten (der Bestellungen) aus mehreren erhaltenen Excel-Dateien möglicherweise in einer Excel-Datei sammeln können.

Für die automatische Erfassung der Daten verwenden wir eine Excel-Datei, die ein Makro enthält. Diese Excel-Datei ist hier zum Herunterladen und darf frei verwendet werden. Die Tabs in Excel sind durch ein leeres (kein) Passwort geschützt.

Genau wie beim zur Verfügung stellen einer Bestellzusammenfassung oder Rechnung für den Kunden, fügen wir als Erstes einen zusätzlichen Tab in das Excel ein. Wir nennen es der Einfachheit halber 'Reihe'. Für diese Tab ist das Layout nicht relevant: Wir behalten also das Standardlayout von Excel bei.

Wir verwenden die Spalte 'A' noch nicht (sollten wir auch die Rechnung option verwenden) und füllen die Spalte 'B' mit den Datenfeldern aus. In der Spalte 'C' geben wir die Formel ein, mit der die entsprechenden Werte von der Tab 'DATEN' abgerufen werden.

Die Formel für Zelle 'C1' lautet: =WENN(ISTLEER(DATEN!D15);'„“;DATEN!D15)

Die Formel für Zelle 'C2' wird zu: =WENN(ISTLEER(DATEN!J15);'„“;DATEN!J15)

usw.

Hinweis: Die Formel hätte auch einfach =DATEN!D15 lauten können. Die obige Zusatzformel stellt sicher, dass, wenn in DATEN!D15 nichts eingegeben wird, auch nichts angezeigt wird. Wenn etwas ausgefüllt ist, wird der Wert von DATEN!D15 angezeigt.

Wir ergänzen die Spalten 'B' und 'C' mit den Produkten, der Anzahl und den Gesamtpreisen.

Die Formel für die Zelle 'C9' lautet: =PULLOVER!H15

Die Formel für die Zelle 'D9' lautet: =PULLOVER!K15

Die Formel für die Zelle 'C13' lautet: =HOSEN!H15

Die Formel für die Zelle 'D13' lautet: =HOSEN!K15

usw.

Die Länge (Anzahl der Zeilen) dieser Liste hängt natürlich von der Anzahl der auf allen anderen Tabs angebotenen Artikel ab. Die Spalten 'C' und 'D' können auch andere Werte als 'Anzahl' und 'Gesamtpreis' wie in diesem Beispiel haben. Auch die Anzahl der Spalten kann/darf unterschiedlich sein.

Hinweis: Je nachdem, wie die Elemente in den Tabs 'PULLOVER' und 'HOSE' angeordnet sind, können Sie die Formeln in 'C9' und 'D9' in die anderen Zellen 'C10' bis 'C12' und 'D10' bis 'D12' kopieren.

Mit dieser Tab sind wir vorerst fertig. Sie bietet jetzt eine schönen Überblick über alle Werte, die ein Kunde ausfüllt und mit einer Bestellung sendet. Laden Sie nun die Excel-Datei hoch und konvertieren Sie sie in ein Online-Bestellformular, damit Kunden Bestellungen aufgeben können.

Wichtig: Achten Sie bei der Konvertierung darauf, dass Sie die Tab 'Reihe' nicht sichtbar machen. Wählen Sie in diesem Fall in Schritt 2 als 'Anzahl der Tabs' '3', damit die 4. Tab nicht konvertiert wird.

Wenn Kunden eine Bestellung über Ihr Online-Formular aufgeben, erhalten Sie als Anhang die Excel-Datei mit den vom Kunden eingegebenen Daten. Ihre Excel-Datei enthält auch die Tab 'Reihe' im Gegensatz zu der Excel-Datei, die der Kunde als Anlage erhält.

Speichern Sie alle Excel-Dateien, die Sie letztendlich in einem Übersichts-Excel wünschen, in einer Mappe.

Downloaden Sie das Excel mit Makro und öffnen Sie es in Excel.

Hinweis: Möglicherweise sehen Sie in Excel eine Sicherheitswarnung bezüglich des Makros. Klicken Sie in diesem Fall auf 'Inhalt aktivieren', um das Makro zu verwenden.

Die Excel-Datei „sammlung.xlsm“ enthält die folgenden 3 Tabs:

• Start: Hier wird kurz beschrieben, was das Makro tut, welche Anpassungen Sie vornehmen können und was die Ergebnisse sind, wenn das Makro verwendet wird.
• Reihe: Diese Tab wird als Beispiel-Tab hinzugefügt, wie zuvor in Schritt 1 beschrieben.
• Sammlung: Diese Tab zeigt das Ergebnis des Makros.

Standardvariablen für die Position von Produkten und Werten

Falls erforderlich, passen Sie zunächst die Standardvariablen in der Registerkarte „Start“ an die in Schritt 1 erstellte Registerkarte an. } Die Standardwerte 'Reihe', 'B', 'C', '9' und '16' entsprechen den in diesem Beispiel beschriebenen Werten. Wenn Sie z.B. nicht die Tab 'Reihe' sondern 'Sammeln' benannt haben, geben Sie 'Sammeln' in K29 ein.

Hinweis: Wenn Sie bestimmte Variablen an Ihre Situation angepasst haben, speichern Sie die Excel-Datei, für das nächste Gebrauch.

Starten Sie das Makro, indem Sie auf die blaue Taste 'Sammeln starten' klicken. Es erscheint nun ein Pop-up-Fenster, in dem Sie durch Ihre Festplatte navigieren können, um den Ordner auszuwählen, der alle Excel-Bestellungen enthält. Wenn Sie den Ordner ausgewählt haben, klicken Sie auf 'OK', woraufhin das Makro mit dem Sammeln der Daten beginnt.

Hinweis: Schließen oder ändern Sie keine Excel-Dateien, während das Makro ausgeführt wird.

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Wenn das Makro fertig ist, hat es eine neue Excel-Datei erstellt, die alle gesammelten Daten enthält. Diese Datei hat den Dateinamen 'sammlung_jjjjmmtt.xlsx' und wird in den zuvor ausgewählten Ordner (mit den Bestellungen) gespeichert. In Spalte 'B' werden die Summen pro Zeile angezeigt, wie im Beispiel rechts zu sehen ist.

Das Makro hat auch eine Zusammenfassung erstellt, die in der ursprünglichen Excel-Datei (sammlung.xlsm) zu sehen ist:

• Das Datum, an dem das Makro ausgeführt wurde
• Der Name der Excel-Datei, in der alle Daten gesammelt wurden
• Der Ordner mit Bestellungen, der ausgewählt ist
• Die Gesamtzahl der im Ordner vorhandenen Excel-Dateien (*.xslx)
• Die Gesamtzahl der Excel-Dateien, aus denen Daten erfolgreich extrahiert wurden. Diese Daten befinden sich in den Spalten 'C', 'D' und 'E' im neuen Excel
• Die Gesamtzahl der Excel-Dateien, aus denen keine Daten kopiert wurden, weil diese Excel-Dateien höchstwahrscheinlich nicht den korrekten Tab-namen haben, wie in M29 festgelegt.
• Wenn irgendwelche Exel-Dateien nicht korrekt verarbeitet werden, werden sie aufgelistet. Im Beispiel können Sie sehen, dass die Excel-Datei 'Bestellformular_nota_3.xslx' nicht in der Zusammenfassung enthalten ist.